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Gestão do Tempo – Seu ano com 13 meses de execução!

Aaaah o tempo, como queríamos ter um pouco mais dele, né?!

Mas será que se você tivesse mais tempo sua vida seria melhor? Ou o que falta mesmo é uma boa Gestão do seu Tempo?

Temos 24 horas por dia para realizar nossas atividades, mas, infelizmente, a preguiça, procrastinação, a falta de organização e o não entendimento das prioridades nos fazem perder muito, mas muito tempo mesmo…

Pensa aí, quanto tempo por dia você deixa de fazer o que é importante para fazer outras coisas, ou simplesmente não fazer nada?

Duas horas? Cinco? Agora vamos multiplicar pelos 365 dias do ano e dividir por 24 horas, quantos dias em um ano você perdeu?

Se você perder 2h por dia com a Falta de Organização ou qualquer outro motivo que lhe faça perdê-lo, no final de um ano são 730h, ou seja, 30 dias!

Um mês inteiro jogado fora que poderiam ter levado você realmente para o seu sonho e realização profissional.
Pode parecer bobo falar isso, mas imagine só que o seu ano de 2017 não tivesse acabado em Dezembro. Se você tivesse mais 1 mês de execução extra?

Será que com esse 13º mês você teria batido alguma Meta a mais ou, até mesmo, superado a Meta que tinha para o final do ano?!

Quanto, em um ano, você não deixou de fazer e, talvez, foi o que faltou para chegar lá no ano passado?
Mas, como sempre estamos aqui para ajudar você melhorar e alcançar os seus objetivos, então hoje vamos falar de dicas simples que vão te ajudar a não perder um mês inteiro de 2018, procrastinando.

 

Gestão do Tempo em 5 Passos Simples

Primeiro você precisa entender o que seria a Gestão do Tempo ou Gerenciamento do Tempo.

Essa Gestão nada mais é que o Processo de Organizar e Planejar como o Tempo deve ser dividido entre as diversas atividades do seu dia-a-dia…

Ela diz respeito à quantidade de Tempo Investido para executar cada tarefa do seu dia. Sacou?
Ou seja, não é todo dia fazer a mesma coisa, ou cumprir somente o que foi planejado de forma Ninja, sem ter a liberdade de mudar o que quiser…

A intenção é se organizar e entender: quando, onde e como você vai fazer o que você tem que fazer, sem ser Infeliz por isso!

 

Passo um – Compreenda a si próprio!

O primeiro passo é bem simples, você deve se conhecer e entender o seu dia a dia. Simples assim.

Comece assim… lembre-se do seu último dia útil e anote agora em um Bloco de Notas, ou um Papel aí:

Que horas você acordou? O que fez assim que acordou?

Que horas você realmente se levantou?

Quais as atividades você teria que fazer durante o seu dia?

Quais ações você toma até chegar ao trabalho ou faculdade?

Quais as atividades programadas que foram feitas até você se deitar?

O que você fez durante o dia, que não estava programado?

 

Com essas respostas em mãos você já poderá ter ideia de como anda o seu Investimento de Tempo e terá um pouco mais de Clareza de como deverá mudar a sua Vida, para aproveitar melhor o seu Tempo e ganhar um 13º mês em 2018.

Agora pegue esse papel e anote todos os seus passos durante uma semana, simples assim.

No começo será difícil se lembrar, mas coloque um despertador no final de cada período te lembrando de anotar o que foi feito…

No final dessa semana visualize as suas atividades e se questione: tudo o que fiz, está me levando para o meu objetivo?

Quanto Tempo eu Investi? Quanto eu Gastei?

A diferença básica entre Investir seu Tempo e Gastar seu Tempo, é o resultado que ele traz.

Se for algo Produtivo que lhe gerou Resultados, foi Investimento de Tempo. Se for Tempo jogado fora com algo que você, até mesmo se arrepende, foi Tempo Gasto.

Provavelmente boa parte dele foi Investido, mas você começará a visualizar atividades que não deveriam estar ali. Aquelas que te fizeram Gastar seu precioso Tempo.

Ou por falta de Planejamento, ou por que não era prioridade, ou até mesmo por que semana passada você deixou de fazer algo e lembrou que tinha que fazer de última hora, esse Tempo Gasto não volta mais… é tipo aquela música:

“Nada do que foi será, de novo igual ao que já foi um dia… tudo passa, tudo muda, tudo sempre passará!”

Por muitas vezes você já deve ter sentido que estava com muitas atividades para fazer logo no inicio da manhã… e no final do dia sentiu como se não tivesse conseguido terminar nada, não é mesmo?

O Pior mesmo é que os dias que já começam assim nos trazem uma ansiedade absurda, e com ela vem aquele desespero por achar que não vai conseguir. Aí sabe o que acontece?

Você não consegue mesmo.

Isso acontecia comigo com muita frequência também… só que Tudo isso mudou quando comecei a Conhecer e Organizar o meu dia.

O ideal é que você anote no dia anterior, umas 2h antes de ir dormir, quais são as tarefas que você precisa entregar amanhã.

Depois que você já tem as suas atividades anotadas, você consegue visualizar a melhor maneira de se organizar e de priorizar…

E esse é exatamente o segundo passo, Priorizar.

Passo 2 – Prioridades: Foque no que realmente Importa!

Caso você ainda não tenha esse hábito, de descrever o que fará no dia seguinte, o ideal é começar anotando tudo que você fez no último dia útil, antes de ler este post.

Você vai descrever em uma folha quais atividades que você fez e que são prioridades no seu dia a dia.

Pode ser desde alimentar o seu pet, até entregar um Job, ligar para um Cliente ou Estudar um conteúdo novo…

Depois de ter as prioridades em mãos, é hora de ver quais atividades não são prioridades e como elas podem ser substituídas ou otimizadas.

Uma boa forma de Otimizar Atividades é unir o tempo de estudar enquanto faz atividade física, ou lava a louça, ou arruma o quarto, dentre outras atividades físicas que sejam mecânicas e não precisem de criatividade. Sabe como?

Através de conteúdos em áudio. Você pode baixar um Podcast, Audio Book ou, até mesmo, dar o Play em um TED Talk enquanto faz o que tem que fazer…

Isso aí é a chamada Produtividade ao Quadrado, pois você mata duas atividades no mesmo período de tempo.
Percebeu que só com o que leu até agora você já conhece o seu dia, já se organiza e, melhor, até otimiza o seu tempo fazendo duas atividades em conjunto?

Pois agora chegou a hora de Desenvolver o Hábito de ter Objetivos Diários.

 

Passo 3 – Objetivos Diários: Matando a Procrastinação!

Os objetivos diários são nosso terceiro grande passo.

Você vai começar a “setar” as 03 principais atividades do seu próximo dia.

Todo dia, antes de dormir você vai anotar na sua agenda, quais as três principais atividades que você precisa realizar no dia seguinte… simples assim.

Isso vai te dar clareza e um caminho a ser seguido para você ser Objetivo e se Organizar Melhor.

Ah, mais só 3 Atividades?

Calma, Jovem Padawãn, a gente começa de uma forma que seja possível e depois vai subindo a Meta. Hoje eu já Planejo uma média de 10 Atividades por dia e já agendo com 2 semanas de antecedência… mas tudo começou com as 3 por dia.

Fora que se você parar para pensar, executar 3 Atividades Importantes por dia quer dizer um total de 1095 Atividades em um ano. Tá melhorando, né?

Então vamos lá, vou usar um exemplo meu mesmo, amanhã minhas 3 prioridades são:

01 – Escrever um artigo sobre Mindset Empreendedor

02 – Terminar o Planejamento do novo Cliente

03 – Terminar a Curadoria dos conteúdos do módulo 03 da Consultoria Let’s Grow your Business

Anotado isso eu consigo saber exatamente em qual turno do dia é melhor eu fazer cada uma dessas Atividades e quando eu acordar não preciso ficar me perguntando o que tenho que fazer e nem nada do tipo… é acordar e executar tudo como o Planejado, sem gastar Energia Mental e abrir espaço para a Procrastinação!

Ah, mas gente, eu fui fazer aqui e tenho no mínimo 13 atividades que PRECISO fazer amanhã, e agora?

Agora relaxa que chegamos ao Quarto Passo e é justamente sobre isso que vamos falar =)

 

Passo 4: Delegar: A Arte de Multiplicar suas Horas de Trabalho

Aplicando tudo que já aprendeu vai te tornar uma pessoa melhor na Gestão do seu Tempo, e aí chega a hora de delegar.

Só que quais Atividades eu devo Delegar?

Delegue todas as Atividades que te tiram o foco e não te acrescentam como o profissional que você escolheu ser. Ponto.

Todos nós gostamos ou odiamos certas atividades na nossa vida Profissional ou Profissionalizante.

Você pode adorar escrever um artigo, mas odiar ter que analisar tráfego ou conversões.

Ou você pode gostar de fazer curadoria de conteúdo, mas odeia ter que cuidar da formatação da apresentação do trabalho…

A dica é: Delegue! Pode parecer difícil, mas ao ter esse MindSet de Comunidade você consegue achar Parceiros Comerciais ou Colaboradores e Colegas de Trabalho que amam fazer o que você odeia.

Pegue a sua Folha e separe as Atividades que Anotou sobre o seu último dia útil, lembra?

Separe as Atividades em 3 Listas:

1- Coisas que Amo fazer!

2- Coisas que Suporto fazer.

3- Coisas que Odeio fazer.

Agora foque todos os seus esforços nas Atividades que você Ama.

Planeje uma forma de Delegar o quanto antes as Atividades que você suporta fazer, afinal se você não tem Paixão na Execução, provavelmente gasta mais tempo fazendo…

E Delegue imediatamente as Atividades que você Odeia!

Essas atividades tendem a sugar suas Energias e te deixar insatisfeito com o Trabalho que exerce, são como uma Erva Daninha na sua vida!

Passo 5: Blocos de Atividades: Produtividade é Apelido!

Agora que você já está fera na Gestão do Tempo e já compreende exatamente o que tem feito com o seu, vamos à Dica de Ouro para Aumentar a sua Produtividade executando as Mesmas Atividades, só que numa ordem um pouco diferente…

Muitas vezes acabamos nos pegando em situações em que fazemos Atividades Semelhantes em horários Distintos. Isso mata a Produtividade de um Jeito surreal!

Além dessa dispersão nas Atividades Semelhantes, não ter Blocos de Atividades podem nos fazer cair em ciladas clássicas como estar executando um Job e receber uma Ligação pedindo algo ‘Rapidim’.

Fuja dos ‘Pedidos Rapidim’ igual o Diabo foge da Cruz! #ficadica

Quando você para de fazer algo para fazer outra coisa ‘Rapidinho’, o seu Foco vai para Galáxias e para retomá-lo leva no mínimo uns 10 minutos…

Isso quer dizer que se você fizer isso 3x por semana, já perdeu aí fácil 2h de trabalho por mês. E, lembrando, que estou calculando aqui como se você só levasse 10 minutos para retomar o foco, o que na maioria das vezes não é verdade…

Uma forma de criar Blocos facilmente é começar por 2 Blocos Principais, com coisas que você faz Rotineiramente… por exemplo, eu sempre Estudo, Trabalho e Fico com a minha Família, todos os dias. Sendo assim separo meu Bloco Básico em:

Manhã – Bloco de Estudo

Tarde – Bloco de Trabalho

Noite – Bloco da Família e Socialização

Com essa divisão simples eu posso aumentar os Detalhes dos Blocos e, também, posso modificá-los de acordo com o dia da semana…

Eu gosto de Estudar pela manhã, pois é o momento em que tenho mais Energia Mental, e também tem mais silêncio aqui em casa… mas você não precisa seguir os mesmos hábitos que eu, ok?!

Use as informações que estou te passando para criar os seus Próprios Blocos.

Para Aumentar a minha Produtividade e Energia pela manhã, eu gosto de fazer Atividade Física leve, como uma Caminhada/Corrida de 2.5km em Jejum…

Como meu Bloco da Manhã é focado em Estudo, aproveito para Ouvir PodCasts de Empreendedorismo durante esse Exercício.

Sabendo que minhas manhãs são para Estudar, fica muito mais fácil dividir as minhas Atividades diárias no meu Job, em que eu opto por fazer as Análises e Otimizações pela manhã e também aproveito este período para escrever Artigos, ver Cursos e me Atualizar como Profissional…

No período da Tarde, que uso para o ‘Trabalho, propriamente dito’, é quando eu marco Reuniões, Crio Campanhas de Anúncios e Executo atividades que não exigem tanto a minha Criatividade… aquelas mais Metódicas mesmo.

E de noite, como separei para minha Família e Socialização, é o período que eu abro meu Whatsapp para ver o que tá rolando por aí, dou aquela espiadinha no Instagram para ver os Stories dos Clientes, amigos e familiares, faço companhia para minha Esposa enquanto ela faz o jantar ou até mesmo fico no sofá, tranquilo, com as minhas Filhas…

Isso facilita que eu não me distraia e perca o Foco nas Atividades Importantes e, também, não fique Trabalhando ao invés de dar atenção para minha Família.

Se alguém me liga de manhã e diz que quer que eu Grave um Vídeo Rapidinho, eu falo: claro que sim! Hoje à tarde eu faço e te mando.

Se algum amigo me manda Mensagem chamando para bater papo, eu digo: Opa, claro! Que dia à Noite podemos nos ver?

Viu só como é Simples?

Então divida aí os seus Blocos e ponha tudo em prática, depois comente aqui os Resultados que está tendo com todas essas mudanças… combinado?

Ah, mas é claro que não iríamos acabar sem um desafio, né…

 

Desafio do Tempo – Aumente seu maior Ativo!

Bom, até aqui você já visualizou o seu dia, viu as atividades que não são prioridade, se organizou e otimizou suas ações. Só que isso tem que virar um Hábito!

Agora você vai inserir os seus três principais Objetivos do dia na sua rotina. E a melhor forma de fazer isso é pegar Agora, nesse exato momento, o seu Despertador e colocar um novo Alarme chamado: Organizando meu Dia!

Coloque para que ele toque sempre de noite, umas 2h antes de você ir dormir.
E sempre que ele tocar você vai lá e faz duas coisinhas Simples: anota o que você fez no dia e as 3 principais Atividades do dia Seguinte.

Esse simples passo, te motivará todos os dias, além de te dar muito mais Tempo para aumentar ainda mais sua Performance.

Ao final do dia, quando visualizar que você realizou pelo menos três atividades importantes no seu dia e otimizou outras, Organizou o seu Tempo ao ponto de sobrar tempo para dar aquela caminhada, você perceberá que não precisa de mais tempo, e sim, de otimizar mais e mais o seu processo de Gestão; e a cada dia será uma pessoa mais focada.

Vai entender que chegar até o seu Objetivo é uma mera questão de Planejamento do seu Tempo.

E não é só por isso que você será melhor. Ao gerir seu tempo você começa a marcar compromissos consigo mesmo e isso é essencial para crescer e ser melhor todos os dias.

Ao fazer isso por 21 dias Consecutivos você terá implementado o Hábito na sua Vida, e já vai se pegar Planejando seu Dia Seguinte antes mesmo do despertador tocar.

Quanto mais compromissado você for com a Gestão do seu Tempo, mais as pessoas ao seu redor sentirão que também devem melhorar…

Você pode não reparar, mas tem sempre alguém se Espelhando em você!

Quando você tiver Craque na Gestão do Tempo vai entender o que você, Elon Musk, tio Mark Zuckeberg e outros Gigantes por aí tem em comum… e não é só o Tempo.
O que todos os Mega Empreendedores tem em comum é: a Gestão de sua Rotina Diária.

Chegou a hora de virar esse jogo e fazer com que seu 2019 tenha 13 meses!

 

“Aprender a Gerir o Tempo não é sinônimo de encontrar maneiras de Trabalhar ou Estudar mais e sim panejar e fazer o uso correto do tempo que se tem.
Não existem regras únicas para lidar com a Gestão do Tempo. O que existem são algumas boas práticas e hábitos que podem ajudar a melhor controlar a maneira com que as horas do dia são administradas.”

Neste artigo apresentamos algumas estratégias de gestão, mas é importante destacar que cada pessoa tem que encontrar a sua maneira para melhor fazer o Gerenciamento do Tempo.
Só que uma coisa é certa: independente do número de horas que se tenha pela frente, sem foco e planejamento não há como administrar o tempo.

 

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